ORGANIZACIÓN POR DEPARTAMENTOS

LA ORGANIZACIÓN EN LA EMPRESA

El organigrama es una representación de la organización de una empresa que refleja: 

✋La estructura de la empresa con sus diferentes departamentos.

✋El orden jerárquico y el establecimiento de las relaciones entre los diferentes escalones que lo configuran. El orden jerárquico da lugar al nivel de responsabilidad.

✋Los canales de comunicación.

✋El funcional es el más utilizado. El organigrama funcional se caracteriza por agrupar las actividades por departamentos.

¿QUE ES EL TRABAJO EN EQUIPO?

El trabajo en equipo implica un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejecución de un proyecto. El resultado final es responsabilidad del equipo.

Cada miembro del equipo es responsable de un cometido.

Un grupo de personas que trabajan sin ninguna coordinación, (sin contar con los demás) no forma un equipo.

DEFINICIÓN DE PUESTO DE TRABAJO Y TAREAS

Antes de comenzar la actividad empresarial deben quedar bien definidas las funciones y tareas de cada puesto  y los niveles de responsabilidad.

Deberás realizar una relación de las tareas que cada departamento y cada puesto de trabajo de tu empresa debe llevar a cabo.

COMUNICACIÓN Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN

La necesidad de comunicación es indudable en cualquier ámbito de la vida, y también en el trabajo, cuando se trabaja en equipo.

A- Transmisión de la información interna en la empresa

Una buena comunicación contribuye a mejorar el clima laboral y facilita la detección de posibles deficiencias dentro de la organización.

B- Transmisión de la información externa

La comunicación de la empresa con el entorno exterior merece una atención especial, principalmente la atención al cliente, que puede llegar a ser un elemento promocional para aumentar las ventas como la publicidad o los descuentos.

Atraer un cliente nuevo es más difícil y más costoso que mantener uno. Por ello las empresas tratan de fidelizar a sus clientes ofreciéndoles un buen servicio.

Los clientes aumentarán si conocemos sus necesidades y se las sabemos satisfacer, la empresas deben adaptar sus productos, servicios y a estos cambios.

C- Formas de comunicación y transmisión externa
I. La comunicación oral: El más importante de todos los medios orales de comunicación en la empresa es el teléfono por la frecuencia con que se utiliza. Nos permite comunicarnos con el exterior: clientes, proveedores, entidades bancarias, etc. Es importante tener un trato cortés y adecuado, que use un lenguaje correcto y que muestre interés por su interlocutor.

D- La comunicación a través de Internet.

Internet se ha impuesto con fuerza como medio de comunicación en la empresa.


a) El correo electrónico (e-mail). Sirve para enviar y recibir mensajes de texto, imágenes y archivos completos. 

El correo POP: almacena mensajes en el ordenador y no requiere disponer de una conexión constante.

El correo Web o web mail: almacena los mensajes fuera del ordenador y requiere una conexión a Hotmail, Gmail, etc.

b) La página Web también son de utilidad comercial, podemos obtener gran cantidad de información. Es un importante medio de publicidad, ya que podemos llegar a un gran número de personas y empresas en todo el mundo y a cualquier hora podemos hacer directamente pedidos de compra y recibir pedidos de posibles clientes. 

a) Otras formas de utilización de la red: tienen su principal aplicación en el terreno de las relaciones personales, pueden resultar de mucha ayuda en el ámbito comercial.

Las listas de correo: son bases de datos con direcciones de personas o empresas que tienen intereses comunes y que sirven para enviar mensajes.

Los grupos de noticias o newsgroups: sirven para colocar y recibir mensajes, noticias o información de cualquier tipo agrupada por temas de interés.

Las redes sociales: a través de ellas podemos crear un grupo de empresas con las que mantengamos relación y utilizarlas como medio de comunicación.



ORGANIZACIÓN Y ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS

La empresa genera una gran cantidad de información y de documentación que hay que organizar y conservar. (Copia de seguridad)

a) Por el propio interés de la empresa. Es necesario para un buen funcionamiento.

b) Por exigencias legales. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.