DEPARTAMENTOS DE COMPRAS

ACTIVIDADES TIPICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

1.      Realizar pedidos a los proveedores.

2.      Realizar compras de otros aprovisionamientos.

3.      Reflejar los pedidos de facturación.

4.      Llevar un control de pedidos.

5.      Controlar las facturas recibidas en el programa contable.

6.      Reconocer todos los registros, materiales  y archivos de este departamento y utilizarlos correctamente.

CONCEPTOS BÁSICOS

El pedido:

Cuando una empresa desea solicitar mercancías a un proveedor, emite un pedido que puede realizarse mediante impreso del comprador (nota de pedido) o impreso del vendedor (propuesta de pedido).

{Si se realiza por teléfono hay que dejar constancia escrita del pedido, la mercancía solicitada y la fecha del pedido.

{Si se realiza por carta se guardará una copia en la empresa.

Con el pedido se inicia el contrato de compraventa entre cliente y proveedor. El cliente se compromete a aceptar la mercancía solicitada y a pagarla según la forma convenida.

Reclamación de pedidos:

En ocasiones, es necesario realizar reclamaciones de pedidos:

{Por retraso en la entrega: se suele utilizar el teléfono aunque es conveniente anotar la fecha en la que se ha realizado la reclamación.

{Por errores en la mercancía entregada y deterioros: si se trata de reclamar un error en la mercancía enviada, es conveniente que, además de la llamada se redacte una carta de reclamación al proveedor.

La factura:

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar facturas por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad y a conservar copia de las mismas.

Las facturas tienen como mínimo, los datos que aparecen en la siguiente factura.

{Reclamación de facturas:
En ocasiones, es necesario reclamar una factura errónea, ya sea por algún error de cálculo o porque no se ajuste a la compra realizada, o incluso porque los precios no corresponden con lo pactado en el pedido. Se debe indicar el número de factura y el error cometido.

{La factura rectificativa:

Se realiza un factura rectificativa cuando no se ha cumplido alguno de los requisitos establecidos en la normativa referente al contenido o cuando las cuotas repercutidas de IVA se han determinado de manera incorrecta.

{ La factura electrónica:

La factura electrónica, es un documento que se genera por medios informáticos y que sustituye a la factura en papel y facilita el control por parte de la Administración Tributaria, la firma digital garantiza la identidad del emisor.

MATERIALES NECESARIOS

{ Bandeja de documentos: 
En ella se irán depositando todos los impresos: órdenes de reposición recibidas de almacén, notas internas de compras y facturas recibidas de proveedores.

{ Nota de pedido:

Cuando se realicen compras de materiales dejaremos constancia del pedido realizado.

{ Carpeta colgante Pedidos pendientes de recibir:
En esta carpeta archivaremos los pedidos realizados a los proveedores y se deberá retirar de esta carpeta conforme lleguen los envíos.

{ Carpeta colgante Albaranes pendientes de factura:
Se archivarán los albaranes en el programa de facturación y en las fichas de control de existencias.

{ Control de pedidos:

Se lleva un control de los pedidos emitidos a los proveedores y los trabajadores deberán revisar los pedidos que no han llegado a la empresa para realizar la reclamación.

{ Registro de incidencias por devolución de compras:
Nos sirve para llevar un control de las devoluciones efectuadas.

{ Registro de compras de otros aprovisionamientos:
Sirve para controlar las compras de otros aprovisionamientos y el departamento solicitante.

{ Carpeta archivadora de compra:
Se irán archivando cronológicamente todos los pedidos y albaranes cuya factura se haya recibido y sea conforme.

{ Registro de facturas recibidas:
Se irán anotando todas las facturas recibidas.

{ Fichas de proveedores:
En estas fichas anotaremos los datos de los proveedores para poder consultaren cualquier momento, los artículos que suministra, condiciones de venta, etc.

Es importante disponer de un fichero de proveedores con los siguientes datos:

👉Datos identificativos del proveedor (razón social, etc.)

👉Persona de contacto.

👉Artículos que suministra.

👉Condiciones comerciales, (precios, descuentos, forma de pago, plazo de entrega, etc.)

👉Campo de observaciones.

{ Nota interna de compra de materiales:
Esta nota la repartirá el departamento de Compras al resto de departamentos cuando estos precisen la compra de materiales.